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電子專票的電子簽章在哪?怎麽避免重複報銷?怎麽保存電子附件?

日期:2020-12-28來源:www.iwantafreecopy.com

電子專票終於在2020年歲末又出了政策,之前我們了解到的是國家要在2020年底之前基本實現新辦納稅人增值稅專用發票電子化。

而國家稅務總局2020年第22號公告的公布也讓這個目標得以落實,雖然部分地區是要從2021年1月才開始。


關於電子專票的相關問題,二哥在公眾號已經說過了多次,電子化是趨勢,是必然,大家隻有選擇適應和接受。

在公眾號和大家學習交流後,我知道大家對電子專票的主要疑問就是集中在下麵這幾個方麵。

1、電子專用發票不加蓋發票專用章,用電子簽章替代,到底電子簽章在哪裏?
2、電子專用發票是否和其他電子發票一樣,麵臨重複報銷的問題?如何解決?
3、稅務文件說了以電子專票紙質打印件入賬的,應該保存打印該紙質件的電子發票,這個我們到底怎麽做?
4、電子專票的實施並沒有節約紙張,反而是讓企業大量使用紙張打印,我們如何正確的理解這個問題?

以上4個問題是二哥和大家留言交流遇到的主要的關於電子專票的問題,你是否也有同樣的困惑?

如果有,你可以繼續看看二哥今天的分享,我想從我的認知角度給大家分享一下,也希望我的分享對大家有所啟發。

當然,如果我的理解有偏差,非常歡迎大家留言交流指出,很多東西其實我們並不能從現成的政策中找到滿意的答案,都是在實踐中通過不斷的交流後建立起對其的認識的。

1、電子專用發票不加蓋發票專用章,用電子簽章替代,到底電子簽章在哪裏?



電子簽章替代發票專用章,這個我們不是第一次遇到這個規定了,2020年年初,新版增值稅電子專用發票也是不加蓋發票專用章的。

國家稅務總局2020年的第1號公告規定,納稅人通過增值稅電子發票公共服務平台開具的增值稅電子普通發票(票樣見附件),屬於稅務機關監製的發票,采用電子簽名代替發票專用章,其法律效力、基本用途、基本使用規定等與增值稅普通發票相同。



如何判斷是不是新版的?不需要加蓋發票專用章的?其實有個非常簡單的方法,我們就看看發票的右下角備注欄下麵有沒有銷售方(章)的字樣,如果有那就不是通過ukey開具的,需要蓋章。


如果沒有,那就是新版,不需要蓋章的,大家也不要去畫蛇添足,或者說非要銷售方給你蓋一個發票專用章。


稅務文件說,用電子簽名代替發票專用章,就是因為這個,很多朋友問,電子簽名在哪裏,我怎麽沒看到?他們都覺得這個能直接在票麵上看到。

二哥開始也以為電子簽名也是像我們名字簽名一樣,在發票票麵上有個電子圖像,但是不是。這個電子簽名不是像發票專用章直接蓋在發票右下角,這個需要你用軟件打開驗證,不是直接顯示在票麵上的。

《中華人民共和國電子簽名法》第十四條規定,可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。為更好適應發票電子化改革需要,電子專票采用電子簽名代替原發票專用章,納稅人可以通過全國增值稅發票查驗平台下載增值稅電子發票版式文件閱讀器,查閱電子專票並驗證電子簽名的有效性。

所以,如果你需要下載閱讀器來驗證,你登錄平台下載驗證就行了。




第一步,初次使用時,首先要安裝OFD文件閱讀器,單位和個人可以進入國家稅務總局全國增值稅發票查驗平台(https://inv-veri.chinatax.gov.cn),點擊“相關下載-OFD文件閱讀器-增值稅電子發票版式文件閱讀器”進行下載安裝。

第二步,在閱讀器裏進行“打開”操作,選擇已經下載好的增值稅電子普通發票版式文件;也可以直接鼠標雙擊已下載好的增值稅電子普通發票版式文件打開。將鼠標移至增值稅電子普通發票“發票監製章”區域內,點擊鼠標右鍵,選擇“驗證”功能,如下圖所示。


第三步,點擊“驗證”後,彈出驗證結果提示框,如下圖所示,若簽章有效且發票信息未被篡改,則驗證結果顯示為“該簽章有效!自應用本簽章以來,文檔內容未被修改”,並且點擊“簽章屬性”,屬性中顯示的簽章信息應與票麵簽章一致。



第四步,驗證發票監製章有效後,鼠標移動到左下角銷方信息處,點擊右鍵,彈出提示框,如下圖所示,點擊“驗證”,彈出驗證結果。



如果銷方簽名有效,顯示驗證結果為“該簽章有效!自應用本簽章以來,文檔內容未被修改”。



這就是如何驗證的方法。

2、電子專用發票是否和其他電子發票一樣,麵臨重複報銷的問題?如何解決?

其實電子發票出現重複報銷這個問題不是新問題。電子普通發票出來後我們就一直在討論。對於這個問題我們要先明確一個事情。

電子發票做賬的現狀是什麽?現狀就是絕大部分企業在接受電子發票時候,都是打印出來作為原始憑證進行報銷,確實存在重複報銷的風險。

不過經過幾年的實踐,大部分企業基本有了一套自己的具體做法,但是肯定每個企業都有所差別。

解決這個問題其實本質上還是結合企業自身的財務內控流程(經辦、審核、審批等必要的內控審簽流程)來做,企業把內控流程做到位了,電子發票出現重複報銷的風險就是可控的。。

內控上最重要的就是增加一個查重的審核流程,當然這個具體情況具體討論。

小公司,本身日常費用發生不多,而且公司哪些人要發生什麽費用,發生多少費用,會計基本上都非常清楚,這種公司靠一些輔助台賬,單筆逐筆查驗的方式都能管理起來。

大型公司,本身電子發票接收量就大,涉及的金額也大,那肯定需要結合單位信息化來管理,包括升級會計核算係統,實施並完善電子檔案管理,達到一個查重驗真的效果,如果光靠人工肯定是不行的。這個自然是需要公司對自己公司信息化建設進行投入的。目前市麵上的相關軟件也很多,查重、驗真一起就做了,而且還可以結合自己公司報銷係統,財務係統一起來實施,具體就要根據公司的實際情況來安排了。

說句實話,關於重複報銷的問題,其實二哥個人覺得,如果公司自身沒有主觀動力去做假(比如有些公司缺成本票,自己就主觀去搞些這個東西),報銷人員其實很少有這個動力和膽量去幹這種事,就算幹大概率也是零星實施(有時候費用發生確實沒發票或者為了點點蠅頭小利)

為什麽這樣說呢?一方麵公司內控管理下,主管對部門費用發生本身有個事前審核管控,大宗費用報銷重複很難不被察覺,另一方麵,這種事情個人收益風險不成正比,一般是收益低,風險大,一旦被公司發現,對打工人是得不償失的。

當然,結合自己公司情況,內控流程該優化的還是要優化的。

目前的電子專票重複報銷的問題其實比電子普通發票重複的概率要小得多。

為什麽呢?別忘記了,一張電子專票隻能抵扣一次,抵扣本身就是查重過程,這個勾選平台就能幫個大家管控起來,核對進項稅的時候就能輕鬆核對出來。

3、稅務文件說了以電子專票紙質打印件入賬的,應該保存打印該紙質件的電子發票,這個我們怎麽理解?

關於這個問題,政策說納稅人以電子發票(含電子專票和電子普票)報銷入賬歸檔的,應當按照《財政部 國家檔案局關於規範電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號,以下簡稱《通知》)的相關規定執行。

那就是納稅人如果需要以電子發票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,應當同時保存打印該紙質件的電子發票。

前麵說了,目前電子發票報銷的現狀就是絕大部分企業在接受電子發票時候,都是打印出來作為原始憑證進行報銷。而其實按照相關規定,電子發票的紙質打印件並不符合會計核算和檔案管理關於憑證的印製、填開、使用、歸檔等有關規定,電子發票的紙質打印件(無論是開票方打印的,還是收票方打印的)不應作為單位報銷入賬歸檔的唯一憑證。

為了規範這個,財政部說以電子發票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,應當同時保存打印該紙質件的電子發票,並建立電子會計憑證與相關聯會計檔案的檢索關係。

不過說實話。這個具體實施起來有難度,電子發票本身是分散在公司每個報銷人員的手上,別人報銷都是用打印件,就是財務要求把電子文檔在報銷同時同時報送,這個也是個麻煩事。

一方麵根據報銷憑證號收集整理這些電子文檔費時耗力,另一方麵建立索引更是工作量巨大。再加上我們並未對此有較強的認同,所以現狀基本是很少企業做到完全規範。

隻有一種方式下可以做好這個事情,那還是前麵提到的增加公司信息化建設的投入,如果我們使用的會計核算係統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證並完成儲存和後續的會計核算,那這個匹配關係自動就完成了,電子會計憑證的儲存也就完成了。

但是據二哥了解,目前大部分企業並沒有在這塊投入太多的精力和時間,這塊工作真正要做到位,還不容易,要真正落實到位,後期估計還是應該在大型國有企業先落實,對於中小企業,這個目前真正按財政部的規範來做的,不多。

4、電子專票的實施並沒有節約紙張,反而是讓企業大量使用紙張打印,我們如何理解這個問題?

說到這個問題,也是很多人吐槽的,其實這不能怪電子發票,電子發票是先進有效的,是趨勢。

問題的根源是我們目前可以說99%的公司並未實現無紙化核算。

沒有無紙化核算,自然所有的憑證資料,包括電子發票都是需要打印出來裝訂成冊的,如果我們采用的是無紙化核算,那麽這些問題自然迎刃而解了,我們不再需要紙質憑證,一切資料都是電子信息方式儲存,電子發票其實走在了無紙化核算的前麵,因為無紙化核算沒跟上,所以導致我們還要打印電子發票。。

其實早在2015年財政部、國家檔案局就修訂了《會計檔案管理辦法》,重點增加了電子會計檔案生成、管理的相關內容,目的就是適應無紙化核算對電子會計檔案的法律層麵規定的需求。

但是,目前除了少部分大公司在逐步推行無紙化核算,包括完全無紙化或者雙軌製並行,絕大多數企業都沒有實施。

也正是因為如此,所以才存在電子發票還需要打印入賬。

其實縱觀電子發票的推出,財政部關於電子會計檔案的規範,入賬及相關管理的具體措施,都為無紙化核算提供了支持。

而現狀是很多企業還無法做到。所以就出現了這種矛盾,電子發票實施後企業反饋消耗大量紙張。

不僅如此,其實我們回顧一下前麵的查重和附件保存問題,是不是都是因為信息化沒跟上導致的。

試想如果我們有無紙化核算係統,這個係統完全可以做到發票的驗真、查重、記賬核算和附件上傳儲存一條龍功能,所有附件資料都在業務端通過上傳的方式流轉,推送審核,係統自檢,甚至自動入賬。那麽前麵的問題就不是問題了。

所以,要根本上解決這些問題,隻有加強單位信息化建設,及時升級會計核算係統,實施並完善電子檔案管理,確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關法律和行政法規的規定。

但是這個目前難度還是較大,大企業,大國企通過財政部對電子憑證的規範要求倒逼係統信息表升級可能會走在前麵,但是大量的中小企業完成這種意識轉變和最終實現這個,確實還需要時間。

而這個期間,關於重複報銷、浪費紙張、電子數據保存的問題始終還會困擾廣大的財務從業者。